El promotor recibe del Bureau un refuerzo importante: el respaldo institucional y profesional desde el primer momento
Entre las funciones menos conocidas pero esenciales para el Gijón Convention Bureau (GiCB) se encuentra la meticulosa preparación y defensa de candidaturas, una labor fundamental para atraer eventos a la ciudad. Este trabajo en las sombras comparte similitudes con la presentación de otras candidaturas, como las olímpicas.
La idea de captar un congreso específico para Gijón surge de la iniciativa de aquellos que buscan el respaldo del Convention Bureau. Jaime Viña, catedrático y organizador del MATCOMP en la ciudad, la cumbre nacional de materiales compuestos, comparte su experiencia sobre cómo el Gijón Convention Bureau fue crucial para el éxito en la atracción de este evento: «Desde el principio te allanan el camino y van con todo. Son encantadores y siempre muy positivos. Te facilitan la documentación, te asisten en la solicitud de la subvención, en la obtención de las cartas de apoyo necesarias de las instituciones de la ciudad y mucho más”. Como señalan los profesionales del GiCB, la clave para atraer un congreso radica en encontrar a un promotor dispuesto a defender la candidatura de Gijón. Según Viña, «el Bureau proporciona una herramienta para la defensa: una propuesta personalizada para cada congreso”.
Asimismo, afirma que el organismo “tiene tanta experiencia, que prepara con gran fluidez y conocimiento todo lo fundamental para ganar el congreso, desde un listado de salas de conferencias y lugares para celebrar cenas, hasta crear presentaciones PowerPoint, además de invertir fondos en visitas de inspección a la ciudad”.
Además, el promotor recibe del Bureau un refuerzo importante: el respaldo institucional y profesional desde el primer momento. Este respaldo se refleja en la propuesta, consolidando la credibilidad y seriedad del trabajo previo. Viña valora también que el GiCB “te ayuda pero no hace ninguna injerencia en tus decisiones”. La preparación de una candidatura, ya sea en papel, formato digital o audiovisual, permite que quienes toman decisiones vean un trabajo sólido y profesional respaldado por los profesionales locales de la industria de reuniones y la propia ciudad.
Las candidaturas no solo permiten a Gijón destacar sus puntos fuertes, tanto turísticos como en áreas de desarrollo específicas para la disciplina del congreso. A lo largo del tiempo, han desmontado tópicos sobre la ciudad, poniendo en valor la Milla del Conocimiento, las entidades de investigación y el empresariado local, centrando el foco en el talento local.
La toma de decisiones sobre una candidatura varía enormemente de una sociedad científica a otra, desde decisiones presidencialistas hasta votaciones de delegados en asambleas generales. Este es otro aspecto crucial a considerar durante la preparación y defensa de una candidatura. Para Jaime Viña, elegido embajador de Gijón en 2023, queda claro que el Gijón Convention Bureau no solo es un socio estratégico sino un catalizador del éxito para los promotores de congresos en la ciudad. “Sigo abierto a futuros congresos que se puedan organizar en el futuro -comenta-. Desde el Bureau hacen todo lo necesario para que tú te centres en tu campo de conocimiento. En el ámbito académico, estos eventos nos reactivan y nos reúnen, nos permiten compartir experiencia y estar actualizados con las últimas tendencias”.
