El nuevo registro digital eliminará los sistemas manuales y conservará los datos durante cuatro años para evitar fraudes y excesos horarios
A partir de 2026, el horario laboral en España experimentará un cambio sustancial con la implantación de un sistema digital obligatorio de registro horario, tal como establece el Ministerio de Trabajo y Economía Social. Esta nueva medida, recogida en el Boletín Oficial del Estado, afectará a todas las empresas y trabajadores por cuenta ajena, tanto del sector público como del privado. Su finalidad principal es asegurar un control efectivo del tiempo trabajado, proteger los descansos y garantizar la desconexión digital.
Hasta ahora, las compañías estaban obligadas a registrar la jornada laboral desde 2019, pero podían hacerlo mediante hojas de cálculo o registros en papel. A partir de 2026, esos métodos quedarán obsoletos. El nuevo sistema exigirá que los datos se gestionen de manera digital, unificada y accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. De este modo, se eliminarán los métodos manuales o manipulables, y se conservarán los registros durante un mínimo de cuatro años.
El letrado asturiano Adrián Rivas, de Servanda Abogados, destaca que esta medida “supone un avance en transparencia laboral, porque permitirá que tanto el trabajador como la empresa conozcan en todo momento el cómputo exacto de horas realizadas”. Según Rivas, “hasta ahora, muchos conflictos sobre horas extra o descansos dependían de registros poco fiables; con este sistema, la trazabilidad será total”.
El anteproyecto de ley contempla que el nuevo formato registre automáticamente la hora de inicio y fin de la jornada, así como las pausas y descansos. Los empleados podrán consultar sus datos mediante una aplicación digital, mientras que la Inspección de Trabajo tendrá acceso inmediato a la información. Además, la normativa se ajustará a los requerimientos de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) y del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Rivas advierte que esta herramienta también servirá para reforzar el derecho a la desconexión digital: “Si un trabajador recibe o responde mensajes fuera del horario laboral, el sistema lo dejará registrado, lo que servirá como prueba en caso de vulneraciones”.
La norma se publicará durante el primer semestre de 2026 y las empresas dispondrán de seis meses para adaptarse. Durante ese periodo, deberán auditar sus actuales sistemas y adecuar las políticas internas a las nuevas exigencias. “No se trata solo de una obligación tecnológica”, subraya el abogado, “sino de un cambio cultural en la manera de entender el tiempo de trabajo y el respeto al descanso”.
