¿Cómo debemos gestionar y planificar nuestro tiempo?

¿Utilizamos adecuadamente nuestro tiempo?

El tiempo es un valor muy preciado y a menudo nos frustramos por no aprovecharlo como nos gustaría. Está claro que utilizarlo apropiadamente es la base y el primer cimiento sobre el que construir un estilo de vida ordenado, organizado y eficiente. Planificarlo correctamente también va a favorecer una óptima gestión de nuestros procesos cognitivos, toma de decisiones y solución de problemas.

Lo cierto es que la mayoría de nosotros nos fustigamos por no aprovechar bien el tiempo. El ritmo frenético del día a día y las muchas responsabilidades personales, laborales y sociales nos dejan poco margen para otras tareas sintiéndonos culpables.

¿Cómo podemos gestionarlo adecuadamente? ¿Cómo podemos sentirnos mejor? ¿Qué podemos hacer por tener un estilo de vida más organizado y eficiente?

Lo primero, descartaremos que existan otros aspectos psicológicos limítrofes que estén perjudicando la planificación de nuestro tiempo. En cualquier caso y hablando exclusivamente de cómo gestionarlo, a continuación describimos algunas ideas y estrategias para optimizar su utilización.

¿Qué significa planificar bien el tiempo?

No es mala idea comenzar por aclarar y definir que entendemos por organizarlo óptimamente. Huyendo de definiciones teóricas, parece interesante realizarse algunas preguntas:

• ¿Lo definimos a la vista de cómo lo planifican otros?
• ¿Lo definimos sobre la base de cómo lo planificábamos en circunstancias diferentes?
• ¿Lo definimos en función de la cantidad de actividades que seamos capaces de asumir?

Estos planteamientos son esenciales para sentar las bases de lo qué debemos esperar de nosotros mismos, y de lo qué podemos hacer para lograr nuestros objetivos sin generar frustración durante el proceso.

¿Excesivas tareas o excesivas auto-expectativas?

Reflexionemos sobre algunas cuestiones:

• ¿Cuántas tareas semanales o diarias nos establecemos?
• ¿Queremos realizar en un solo día tareas que pueden llevarnos meses?
• ¿Somos conscientes tanto de nuestras habilidades como de nuestras limitaciones?
• ¿Nos asignamos tareas y responsabilidades que no dependen de nosotros?

No es infrecuente encontrarse con situaciones donde queremos realizar demasiadas actividades en un plazo muy corto. No sabemos por dónde empezar, nuestro cuerpo se altera, se bloquea física y cognitivamente y aparece la frustración. Cuando volvemos al planeta tierra, el día se ha esfumado y no hemos cumplido nuestro objetivo.

También es habitual comenzar los proyectos con grandes dosis de ilusión y motivación. Nos asignamos actividades complejas y ambiciosas, y pisamos el acelerador más de lo debido. Asumimos tareas difícilmente alcanzables y poco realistas fruto de unas auto-expectativas ciegas al contexto que nos rodea. Acaba desembocando en frustración.

Entrenamiento progresivo

Establecernos objetivos intermedios de mejora en la planificación de nuestro tiempo va a reforzar nuestra autoestima, autoconfianza y motivación. Lograremos perfeccionarlo poco a poco y de forma progresiva y continuada, consolidando y adquiriendo hábitos que nos harán sentir satisfacción y retroalimentarán esas ganas e interés por seguir optimizándolo.

Contradicciones con las prioridades

Igualmente, adquiere una importancia trascendental reflexionar sobre aquellos factores vitales que condicionan la utilización de nuestro tiempo. Determinaremos cuáles de ellos deben estar en lo alto de nuestra lista de prioridades y cuáles no, aunque tendremos en cuenta que por su propia naturaleza, el tiempo de dedicación es inmodificable para algunos de ellos. Identificaremos aquellos que nos están perjudicando y tomaremos consciencia de aquellos que nos fortalecen.

Es fundamental realizar un análisis objetivo y tranquilo, para obtener conclusiones constructivas sobre la correspondencia o no del reparto actual de nuestro tiempo. Deberemos desmenuzar y analizar factores vitales como:

• La vida personal > familia, pareja, cuidado del cuerpo, el descanso y el desarrollo personal.
• La vida laboral > el trabajo, la formación profesional y la relación con compañeros y/o superiores.
• La vida social > amistades, aficiones y actividades de ocio.

Efecto helicóptero

Por último, observaremos nuestra realidad desde otra perspectiva. Como si estuviéramos subidos en un helicóptero. Visualizaremos el contexto que nos rodea desde un prisma radicalmente diferente al que tenemos habitualmente. Esta herramienta facilita la reflexión acerca de los aspectos cotidianos que condicionan nuestro comportamiento y que normalmente escapan a nuestra capacidad perceptiva. Montados en nuestro helicóptero, seremos capaces de identificarlos, de conocer el contexto que hay a su alrededor y tomar conciencia de lo que podemos hacer para minimizar su impacto en la planificación y gestión de nuestro tiempo.