«La ayuda económica y logística del Gijón Convention Bureau es crucial para animar a las personas a presentar candidaturas y asegurar el éxito del evento», declara Hilario López, embajador de Gijón 2019
La presentación de sede de un congreso es un evento oficial que tiene como objetivo principal promover la ciudad que será la sede de la próxima cita, generando interés y aumentando la participación. Por lo general, esta presentación se realiza durante o después de la edición anterior del congreso. “En 2023, asistí en Corea al congreso IEEE-Nano y presenté la edición de este año, que tendrá lugar en Gijón en julio. El Gijón Convention Bureau (GiCB) me ayudó con la presentación, elaborando un vídeo sobre la ciudad que ilusionó a la gente y les dejó con ganas de más”, explica Montse Rivas, doctora y profesora titular en el área de Física Aplicada en la Universidad de Oviedo.
En esta fase de la organización de un congreso, el apoyo de la Oficina de Congresos que es el GiCB, incluye financiar materiales promocionales y proporcionar personal para ayudar en la preparación y difusión del evento. “Su apoyo es fundamental para realizar esta presentación. En mi experiencia, me ayudaron a recabar firmas de apoyo, tanto del Ayuntamiento como de la Escuela Politécnica de Gijón”, comenta Hilario López, catedrático y ‘embajador de Gijón 2019’. La trayectoria del experto incluye, entre otros, la organización de congresos como la CODIGAT 2014 (Conferencia Anual de Directores de Grado de Ingeniería en Áreas de Telecomunicación); el XII Simposio CEA de Control Inteligente (2016); o las XXXVIII Jornadas de Automática (2017).
Una vez concedido el congreso, López destaca que la Oficina de Congresos les asistió “en la selección de empresas para gestionar aspectos económicos y de alojamiento. Realizamos un casting para elegir a las más adecuadas”. La sede del congreso, el Palacio de Congresos en la Feria de Muestras de Gijón, “añadió prestigio al evento”, añade. Además, se pudo contar con “el apoyo de diversas instituciones locales, como la Cámara de Comercio y el Ayuntamiento, que facilitaron espacios y colaboraron en actividades culturales”. “Se planificaron actividades especiales, como concursos de logos y la reunión de expresidentes del CEA, para resaltar la importancia del evento y promover la participación. También se planearon actividades para involucrar a alumnos, como exhibiciones de coches eléctricos y drones, con el objetivo de fomentar el interés en la automoción entre los jóvenes”, describe.
Asimismo, el catedrático afirma que se” realizaron gestiones para promover la ciudad y garantizar el apoyo logístico y de transporte” para los asistentes. Por ejemplo, se implementaron autobuses para recoger a los participantes en el aeropuerto, “algo que nunca se había hecho en estos eventos”, comenta.
“La ayuda económica y logística del GiCB es crucial para animar a las personas a presentar candidaturas y asegurar el éxito del evento”, declara Hilario López, que además forma parte del comité que prepara la Cumbre de Movilidad que se presentó el pasado viernes en el Ayuntamiento de Gijón. Una cita organizada, entre otros, por Adriano Monés, director de desarrollo de negocio para España y Latinoamérica de Phoenix Contact E-Mobility y Embajador de Asturias Región Emprendedora Europea 2019.
“Hilario (López) y Felipe Mateos me invitaron a una cena donde hablamos sobre el papel dinamizador del GiCB en eventos -relata-. Tiempo después, mis jefes en Alemania me pidieron organizar un congreso de movilidad eléctrica en España, el primer congreso de este tipo. Gijón, con su campus de ingeniería y el apoyo del Ayuntamiento, se presentó como el lugar ideal para llevar a cabo esta iniciativa, y el GiCB se ofreció a dinamizar esta primera cumbre en España”.
Monés comenzó a trabajar con el equipo del GiCB, “integrando a todos los grupos de interés: instituciones, universidad, empresas y otras entidades relacionadas, con el apoyo logístico y complementario proporcionado por la Oficina de Congresos”.
“Los participantes se enamoraron de la ciudad con un vídeo del GiCB que mostraba el entorno de Gijón y de la escuela, destacando sus activos y capacidad de atraer eventos. La colaboración con el Ayuntamiento y el Gijón Convention Bureau, así como su interfaz con otros grupos de interés como la Cámara de Comercio de Gijón, es clave. Se ha promovido la integración con la Cámara, desempeñando “un papel estratégico fundamental en este ecosistema interconectado de stakeholders”, concluye Monés.
¿Cómo medir el éxito de una presentación de sede?
El retorno de la inversión en la presentación de la sede del congreso se mide en términos del número de asistentes que atrae. Un mayor número de asistentes no solo significa mayores ingresos para el organizador, sino también beneficios económicos para la ciudad anfitriona. Además, una mayor participación respalda el programa científico del evento y promueve el turismo local.
Los organizadores buscan que el congreso sea atractivo no solo por su programa científico, sino también por la experiencia que ofrece la ciudad anfitriona. Un entorno agradable y un interés en el destino pueden influir en la decisión de los profesionales de asistir al congreso. Así, la presentación de la sede del congreso desempeña un papel crucial en la promoción del evento y en la atracción de asistentes, beneficiando tanto a los organizadores como a la ciudad anfitriona.
